Te puede suceder que en un momento
determinado te percates que no estás comprando al mejor precio, y que
tus proveedores no respetan las condiciones que negociaste en su día.
Por ejemplo, suben el precio si en mitad de año hay una subida avisando
con 15 días de antelación. ¿Cómo evitarlo?
Lamentablemente esto es un problema muy
común en los mercados de suministros. Hay proveedores que no mantienen
los precios negociados, o los plazos de entrega o incluso las calidades.
Para evitar estos problemas es aconsejable que siempre que se negocie
con un proveedor se firme posteriormente un contrato donde se reflejen
las condiciones negociadas, y que se vaya un paso más allá negociando
SLA´s (Service Level Agreement, que es definir los niveles de servicio y
las penalizaciones en caso de no cumplirlos), reflejándolos también en
el contrato.
Para cada proveedor se debe también fijar unos KPI´s (Key Performance
Indicators, o Indicadores Clave de Desempeño, que miden el nivel del
desempeño de un proceso, así se puede constatar el nivel de cumplimiento
del servicio y en caso negativo aplicar los SLA,s.
En cuanto a comprar al mejor precio, se debe “profesionalizar” la
función de compras en la empresa, bien a través de la incorporación de
metodología en la negociación e incluso negociando a través de
herramientas electrónicas que ayudan en gran medida a reducir los
precios de compras.
No obstante, en una PYME, es más importante
el mantener una relación cordial y estrecha con el proveedor y tratar
de adelantarse conjuntamente a las posibles variaciones en los precios
de las materias primas que cualquier otra cosa. Por supuesto hay que
hacer todos lo comentado anteriormente, pero no siempre se mantienen los
contratos de suministro tal y como se firman.
Igualmente, se debe tener más en cuenta el coste del producto que el
precio, pues, el precio es solo una de las variables a tener en cuenta
en la compra. Si hacemos este primer analisis-diagnostico, quizas nos
llevaremos sorpresas de como tenemos gestionado el portafolio de
materiales.
Compras es una función, y más en una Pyme,
en que el Gerente tiene que intervenir en las fases de diseño-estrategia
y apoyar la ejecución excelente, ya que sin duda su esfuerzo se notará
en toda la organización.
Finalmente destacar que, según varias experiencias en diversos cambios
de modelo de Compras, pasando de los “tradicionales” Pedidos a unas
Compras Estratégicas que aportan valor, la conclusión es que es
imprescindible trabajar en tres ejes al mismo tiempo:
Organización-Equipo; Procesos y Herramientas-Metodologia-KPI´s. Si
fallamos en trabajar en uno sólo de estos tres ejes-vértices, las
probabilidades de éxito del cambio son muy reducidas.
Fuente: gestiondecompras.com
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