¿Por qué fracasan las alianzas estratégicas con proveedores?
En no pocas conferencias me he encontrado con relatos de especialistas en abastecimientos en donde, con cierta frustración, expresaban su fracaso en la implementación de sus programas de alianzas estratégicas.
Un buen comienzo, relevar para respetar la relación:
Un programa de estas características demanda de los responsables de compras, empezar por convencerse del alcance que tiene uno y de qué manera deben abordar su diseño.
No cabe duda que este desarrollo surge como consecuencia de un plan estratégico adecuado (que debe ser diseñado y desarrollado por Ud. y su equipo), y que no es materia de análisis del presente.
Este nuevo escenario sobre el que queremos actuar demanda el determinar si sabemos lo suficiente sobre nuestro futuro aliado, como para poder respetar una alianza.
Conocer a nuestro proveedor significa, primero, conocer sus tiempos y, si de tiempos se trata, también debemos relevar los internos.
¿Qué significa esto?
Significa respetar lo que denominamos "lead time" del proveedor (el tiempo que tarda el proveedor en abastecerme desde que recibe la orden de compra y hasta que entrega su producto). Este paso es conveniente lo relevemos, vía mail, con cada una de las fuentes.
Conocidos los lead times, el próximo paso es transferírselo al responsable del Maestro de ítems del sistema para que ingrese los mismo en el campo destinado a tal efecto.
Realizado este paso, revisemos con el equipo de Administración de Materiales o Planificación, si los tiempos internos de proceso que insume cada agente de nuestra organización involucrados en la recepción, verificación de calidad, verificación de cantidad y almacenes, están debidamente cargados en el sistema.
Realizado este análisis y modificadas las desviaciones, hemos comenzado a trazar el primer paso coherente para lanzar el programa, que redundará en un ahorro significativo en precios (al no tener que pedir como urgente, lo que debería ser normal habida cuente que el punto de re-pedido se modifica considerando el tiempo total de proceso).
En segundo lugar, y aprovechando que va a estar comunicándose vía mail con sus abastecedores para conocer su lead time, pregúntele cuál es la cantidad mínima de pedido (MOQ). Si usted tiene clientes internos que le piden, por ejemplo, 2.000 unidades de cajas de cartón impresas, y si consideramos que la máquina hasta que entra en régimen, consume el equivalente a 500, esa pérdida de producto se incluirá en el precio de las 2.000, viendo afectado el mismo en hasta un 30%. Este dato es también importante sea cargado en el maestro de ítems.
Cuando hayamos realizado estas tareas de inteligencia, y veamos cómo funcionan los días de entrega en la orden de compra (es decir el día en que el proveedor tiene que estar entregando el producto en sus instalaciones), recién ahí estamos en condiciones de iniciar un programa de alianza estratégica.
El segundo paso, a quiénes incluyo
En empresas con procesos productivos, debería incluir al 100% de los proveedores que abastecen el proceso principal o de realización del producto.
Claro está que resulta casi imposible administrar adecuadamente un programa con muchos interlocutores, para lo cual, inicialmente, recomiendo aplicar Pareto y seleccionar al 20% de las fuentes que abastecieron, durante el último año, el 80% de la facturación (siempre hablando de proveedores productivos).
No deje de incluir a aquellos que, sin haber sido representativa su facturación en este análisis, se constituyen en proveedores críticos.
Una vez que los tenga detectados, inicie el programa.
El tercer paso; el lanzamiento
Lanzar el programa implica invitar a sus proveedores seleccionados en el paso anterior, a sus instalaciones y darle una charla sobre lo que implica el programa, lo que buscan producir con él y de qué manera van a compartir los éxitos que arroje el mismo.
Lo que debe buscarse es:
Comunicación frecuente en busca de mejorar la forma de demanda. Este aspecto se
cubre con la entrega de planes de compra con tres tipos de visibilidad:
- En firme: implica 60 días de abastecimientos que se verán confirmados con órdenes de compra inalterables respecto de lo indicado en el plan. Esta actividad le permite armar, a su fuente, el plan de producción, lo cual se traduce en ahorros en precio.
- Material: comprenden los 120 días siguientes, hasta cubrir el primer semestre. Se denomina material ya que el proveedor puede comprometer la compra de materias primas o la importación de insumos pero no afecta mano de obra (es decir, no planifica su producción en firme).
- Planificado: incluye a los últimos 180 días y le sirven al proveedor para conocer los volúmenes aproximados que vincularán a las partes.
- Reducir los tiempos totales de entrega.
- Negociar por principios.
- Establecer un cronograma de visitas recíprocas para conocer los procesos y mejorar la relación y la forma de pedir y abastecer.
- Establecer el indicador para medir las entregas en tiempo y forma.
- Premiar, al término del primer año a aquellos proveedores que cumplieron con el KPI.
- Establecer un método para compartir los éxitos logrados.
- Reducir el número de proveedores.
- Establecer mejores precios aplicando la creatividad y no las fricciones.
Recuerde que un viaje de mil millas, comienza con el primer paso.
Gabriel F. Calicchia
Director de Operaciones
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